تصريح مؤتمر تراخيص الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات شركة تنظيم مؤتمرات متخصصة

تصريح مؤتمر كيفية انجاز تراخيص المؤتمرات تصريح هيئة المعارض والمؤتمرات وِفقَ إجراءات وشروط تقديم طلب ترخيص مؤتمر منتدى ندوة ملتقى شركة تنظيم فعاليات متخصصة

حددت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات إجراءات وشروط تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى، وقد حددت صفة من له حق التقدم لطلب تصريح مؤتمر كما يلي:

يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية

• الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول.
• الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.
• الغرف التجارية الصناعية.
• الجامعات الحكومية أو الأهلية.

وتعتبر المؤتمرات بمختلف أنواعها وأهدافها من أهم الفعاليات التي تحتاج إلى متخصصين وخبراء محترفين في نشاط تنظيم المعارض والمؤتمرات، حيث أنّه من الشروط والمتطلبات التي

حددتها هيئة المعارض والمؤتمرات في السعودية عند تقديم طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر​​ هو أنه يجب:

• ارفاق صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
• كما يجب ارفاق خطة عمل وتصور تفصيلي للمؤتمر تشمل: أهداف المؤتمر، فئة الحضور المستهدفة، عدد الحضور المستهدف من داخل المملكة ومن خارجها، ميزانية تقديرية للمؤتمر، وبعض الأمور الأخرى.

ومن هنا توجَّب التعامل مع شركة تنظيم مؤتمرات متخصصة والتي يمكنها

• التخطيط الجيد للمؤتمر منذ البداية وتحديد ميزانيته، وبالتالي يمكنك تقديم طلب تصريح مؤتمر يشمل الشروط المحددة.
• توجيهك نحو تجهيز جميع الأوراق والمستندات اللازمة حتى تتمكن من إنجاز تصريح إقامة مؤتمر بمنتهى السرعة دون عقبات.
• تجهيز وتنظيم وإدارة المؤتمر بشكل أكثر فعالية ونجاح.

وقد حددت هيئة المعارض والمؤتمرات في وثيقتها مسميات رئيسة تندرج تحت مسمى مؤتمر وهي كالتالي:​ منتدى، ندوة، ملتقى، مؤتمر أو منتدى أو ندوة أو ملتقى دولي.

تصريح مؤتمر مراحل استخراج التصريح والأوراق المطلوبة

يتم استخراج تصريح مؤتمر وِفقَ ضوابط عقد المؤتمرات والندوات في المملكة من خلال شركة تنظيم مؤتمرات متخصصة.

ويتم استخراج تصريح مؤتمرات على مرحلتين:

تقديم طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر​​

• يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته.
• يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج (www.secb.gov.sa). وبعد ذلك يتم اختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو

ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية الموجودة على البوابة الإلكترونية للبرنامج، ثم اختيار تقديم طلب موافقة مبدئية، ثم تعبئة النموذج.

• يرفق مع طلب الموافقة المبدئية ما يلي:

1. صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
2. خطة عمل وتصور تفصيلي للمؤتمر تشمل التالي:
3. أهداف المؤتمر، والمحاور العامة للمؤتمر.
4. فئة الحضور المستهدفة للمؤتمر.
5. عدد الحضور المستهدف للمؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها.
6. الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمؤتمر مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المؤتمر.
7. ميزانية تقديرية للمؤتمر.
8. شعار المؤتمر.

• في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج رسالة تأكيد استلام الطلب.
• يدرس البرنامج الطلب، ويرد على المنظم خلال خمسة أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، ولا تدخل أيام العطل الرسمية والأعياد ضمن هذه المدة.
• في حال موافقة البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الموافقة المبدئية للمؤتمر.
• يصدر البرنامج الموافقة المبدئية للمؤتمر، ويُشعر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.

إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر

حددت الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات إجراءات الحصول على تصريح مؤتمر الترخيص النهائي :

1. يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يومًا على الأقل من اقامته.
2. يتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر من خلال الدخول على البوابة الإلكترونية للبرنامج، واختيار​ تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية، ثم اختيار تقديم طلب ترخيص نهائي.
3. عند تعبئة نموذج تنظيم مؤتمر يرجى ملاحظة أن اسماء المشاركين (المتحدثين) يجب كتابتها بالأحرف​ اللاتينية طباعةً.

في حال اكتمال متطلبات تصريح مؤتمر الترخيص النهائي، يرسل البرنامج رسالة للمنظم بتأكيد استلام الطلب.

• يدرس البرنامج الطلب والوثائق مع الجهات المختصة، ويرد على المنظم خلال (30) يومًا بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
• يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الالكتروني.
• يزود البرنامج الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.

تعديل زمان أو مكان أو موضوع المؤتمر

• في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج من خلال البوابة الإلكترونية قبل الموافقة المبدئية من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك.
• يقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير.
• لا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.

يستثنى من قواعد وإجراءات تراخيص المؤتمرات التالي​

• المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ.
• المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/10/1431هـ.
• الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الامسيات الشعرية، المسرحيات…الخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/4/1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/9/1436هـ.​

ترخيص مؤتمرات من الشركة المفوَّضة

• يتوجب عليك استخراج تصريح مؤتمر بمنتهى السرعة، مع متابعة انهاء الأوراق والمستندات المطلوبة التي حددتها هيئة المعارض والمؤتمرات.
• ونؤكد أنَّ مرحلة التخطيط الدقيق والمحكم هي التي تعمل علي تحقيق جميع الشروط والإجراءات والضوابط التي تحددها الهيئة فيما يخص استخراج تصاريح المؤتمرات.
• حيث تعتمد طريقة التسجيل في البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات على شروط ومتطلبات يتم تسجيلها فى طلب استخراج تصريح المؤتمر، ولذا فلابد من تحديد جميع عناصر المؤتمر قبل تقديم الطلب.
• نظام المؤتمرات والندوات.

ما هي أنواع المؤتمرات؟

• مؤتمرات أكاديمية
• مؤتمرات رياضية
• مؤتمر الكتاب
• المؤتمر الصحفي
• مؤتمر أولياء الأمور
• المؤتمرات العِلمية
• مؤتمرات دولية
• التداول بالفيديو
• مؤتمرات ثقافية
• وغيرها من المسميات التي تندرج تحت مسمي مؤتمر، والتي ذكرناها في بداية المقال.

كيف اشارك في مؤتمرات؟

يمكنك تحديد هدفك، ثم التواصل معنا وسوف يقوم أحد المسؤولين بالرد على جميع استفساراتك وتوضيح كل ما يجيب عن تساؤلك ” كيف اشارك في مؤتمرات؟” وعند رغبتك يمكننا مساعدتك خطوة بخطوة.

ما الفرق بين المؤتمر والملتقى؟

نوضح بشكل مبسط الفرق بين المؤتمر والملتقى فى الأسطر التالية:

المؤتمر :

• اجتماع في مجال معين يناقش موضوعًا محددًا في عِدة محاور.
• يقدم المشاركين المختصين أبحاث وأوراق عمل محكّمة يتم اعتمادها من اللجنة العلمية للمؤتمر.
• يختتم المؤتمر أعماله بتوصيات.
• لا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة.
• يتكون المؤتمر من جلسات نقاش أو محاضرات أو ورش عمل.
• قد يشمل المؤتمر تنظيم معرض تنظيم معارض السعودية مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين.
• يمكن أن يتم تسميته بـ”ملتقى” في حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو استهلاكي.

الملتقى:

• فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.